Manche Menschen bräuchten einen 30-Stunden-Tag, um all ihre Aufgaben zu schaffen. Andere erledigen wiederum dasselbe Pensum innerhalb weniger Stunden und genießen dann entspannt den Feierabend. Doch warum fällt es vielen so schwer, strukturiert zu arbeiten und wie lässt sich die Produktivität steigern?
Du kommst mit Deiner Arbeit nicht voran, obwohl Du von morgens bis abends am Schreibtisch sitzt? Das könnte daran liegen, dass es Dir an Produktivität mangelt und Du schlecht organisiert bist. Gerade wenn man selbstständig ist, ist es wichtig, die anstehenden Aufgaben so zu priorisieren und zu strukturieren, dass man effizient arbeiten kann. Die folgenden Methoden und Tricks können Dir dabei helfen, bei der Sache zu bleiben und Dein Arbeitspensum in einem angemessenen Zeitrahmen zu bewältigen.
1. Feste Zeiten für E-Mails und andere Nachrichten
Beantwortest Du jede E-Mail sofort, vermittelst Du den Eindruck, besonders produktiv zu sein. In aller Regel ist jedoch das Gegenteil der Fall. Indem Du ständig erreichbar bist und sofort auf jeden Benachrichtigungston reagierst, bringst Du Dich selbst aus dem Konzept. Studien zufolge benötigen wir etwa 15 Minuten, bis wir uns derart auf eine Aufgabe fokussieren, dass wir sie bestmöglich erledigen können. Lässt Du Dich alle paar Minuten durch eine Nachricht ablenken, wirst Du ständig aus Deiner Konzentration herausgerissen. Das gilt auch, wenn Du Dich nach dem Beantworten von E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten sofort wieder Deinem ursprünglichen Projekt zuwendest. Es dauert eine Weile, bis Du wieder voll konzentriert arbeitest. Gewöhne Dir daher an, Deine Mails und andere Nachrichten zu festen Zeiten zu lesen und zu beantworten. Das kann beispielsweise ein Mal alle 30 Minuten sein oder wenn Du einen Arbeitsschritt bei Deiner aktuellen Aufgabe abgeschlossen hast. So bleibst Du im Workflow, ohne dass Du eine wichtige Nachricht verpasst.
2. Konzentriere Dich auf eine Aufgabe
Dass Menschen multitaskingfähig sein können, ist ein Mythos, der von der Psychologie längst widerlegt wurde. Das menschliche Gehirn ist nicht fähig, zwei komplexe Aufgaben zur selben Zeit zu erledigen. Was wir als Multitasking wahrnehmen, ist vielmehr der ständige Wechsel zwischen unterschiedlichen Anforderungen. Dieses hin und her Springen verursacht „Zeitlöcher“, die sich zwangsläufig nachteilig auf die Qualität der verschiedenen Tätigkeiten auswirken. Außerdem kostet es Energie, die Du anderweitig besser einsetzen könntest.
Viel mehr Erfolg verspricht es, eine Aufgabe nach der anderen anzugehen. Widme Dich bewusst nur einer Tätigkeit und richte Deinen Fokus erst dann auf die nächste, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Damit steigen Deine Leistungsfähigkeit und Deine Effizienz, während gleichzeitig die Fehlerquote sinkt. Auch für Dein Gemüt zahlt sich das Singletasking aus. Du kannst Dich länger konzentrieren, bist weniger gestresst und hast dadurch bessere Laune.
3. Erledige ungeliebte Aufgaben zuerst
Immer wieder wirst Du mit Aufgaben konfrontiert sein, die Du überhaupt nicht magst, aber dennoch bewältigen musst. Schiebst Du diese Aufgaben vor Dir her, wirkt sich das nachteilig auf Deine Produktivität aus. Selbst wenn Du sie in die hinterste Ecke Deines Schreibtisches verbannst, sind sie nicht weg. Sie stören Deine Konzentration und sorgen für Stress und ein schlechtes Gewissen. Die einzige Möglichkeit, dem Problem zu entkommen, ist, die unangenehmen Aufgaben zuerst zu erledigen. Hast Du das geschafft, kannst Du Deine weiteren Obliegenheiten mit mehr Freude und damit auch mit mehr Motivation und Produktivität angehen.
4. Nutze die 2-Minuten-Regel
Packst Du neue Aufgaben einfach nur an die letzte Stelle Deiner To-do-Liste, wird diese womöglich länger statt kürzer. Insbesondere kleine Aufgaben können dazu führen, dass Du Dich verzettelst und das Gefühl hast, nicht voranzukommen. Mit folgendem Trick kannst Du das verhindern:
Erledige alles, was in maximal zwei Minuten zu schaffen ist, sofort. Das hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen musst Du Deiner To-do-Liste keine weitere Aufgabe hinzufügen und sparst schon allein dadurch Zeit. Zum anderen verpasst Dir jede erledigte Aufgabe einen Motivationsschub. Dieser sorgt dafür, dass Du die folgenden Aufgaben einsatzfreudiger angehst und sie schneller erledigst.
5. Etabliere Routinen
Das menschliche Gehirn mag Gewohnheiten und Wiederholungen. Wer Gewohnheiten ausführt, kann in seiner Komfortzone bleiben. Da uns Routinen leichtfallen und wenig Willenskraft voraussetzen, sorgen sie langfristig für mehr Erfolgserlebnisse, eine größere Motivation und eine gesteigerte Produktivität. Die festen Strukturen sollten nicht nur die Arbeit betreffen, sondern Deinen gesamten Alltag. Starte am besten bereits morgens mit einer schönen Morgenroutine, damit Du Dich von Anfang an wohlfühlst und gut gelaunt bist. Das Gegenstück ist eine entspannende Abendroutine, die Dir hilft, zur Ruhe zu kommen.
Für den Arbeitsalltag eignen sich beispielsweise folgende Routinen bzw. Strukturen:
- das Handy bis zum Mittag auf Flugmodus stellen,
- in der Vormittagspause eine Tasse Kaffee oder Tee trinken,
- in der Nachmittagspause einen gesunden Snack oder einen Smoothie genießen,
- Nachrichten erst nach der Mittagspause beantworten,
- vor dem Feierabend die Aufgaben des nächsten Tages planen.
6. Setze Prioritäten
Einer der maßgeblichsten Gründe für mangelnde Produktivität ist, Aufgaben nicht hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden zu können. Alles erscheint gleich bedeutsam und so wird versucht, alles irgendwie abzuarbeiten. Oftmals sind die Ergebnisse unbefriedigend, weil die eigentlichen Meilensteine nur sehr langsam oder gar nicht erreicht werden.
Bei der Frage „Wo fange ich an“ kann Dir das Eisenhower-Prinzip behilflich sein. Nach diesem unterteilst Du alle anstehenden Aufgaben in vier Kategorien:
- A: wichtig und dringend
- B: wichtig, aber nicht dringend
- C: dringend, aber nicht wichtig
- D: weder dringend noch wichtig
Aufgaben der Kategorie A solltest Du Dir noch am selben Tag vornehmen, idealerweise zu einem Zeitpunkt, an dem Du besonders leistungsfähig bist. Mit den B-Aufgaben kannst Du Dir etwas mehr Zeit lassen. Es empfiehlt sich jedoch, sie in den Kalender einzuplanen, um sie nicht aus den Augen zu verlieren. Gruppe C ist etwas, was Du mal schnell zwischendurch erledigen kannst, beispielsweise zur Auflockerung zwischen zwei wichtigeren Aufgaben. D-Aufgaben werden oft auch P-Aufgaben genannt. Das P steht für Papierkorb.
7. Arbeite nach Deinem Biorhythmus
Jeder Mensch hat während des Tages eigene Hoch- und Tiefphasen. Kennst Du Deine, kannst Du Deinen Tag so strukturieren, dass Du sowohl die Leistungsspitzen als auch die Ruhephasen optimal ausnutzt. Bist Du eine Nachtigall, hast Du Deine produktivste Phase bereits vormittags. Dafür wirst Du am Abend früher müde. Gehörst Du zu den Eulen, kommst Du morgens schwer aus dem Bett und wirst abends richtig leistungsfähig. Vielleicht bist Du auch ein „Napper“. Dieser Typ ist morgens und abends wach, braucht aber zwischen 11 und 15 Uhr sein Nickerchen. Darüber hinaus gibt es den Nachmittagstypen, der morgens und abends müde ist, dazwischen jedoch zu Hochformen aufläuft.
Probiere am besten verschiedene Rhythmen aus, um Deinen Biorhythmus kennenzulernen und so das meiste aus Deiner Arbeitszeit herauszuholen.
8. Lass Dich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken
Dieses Problem betrifft vor allem die Arbeit im Homeoffice. Während in der Firma höchstens die Kollegen für Ablenkung sorgen, ist es zu Hause oftmals schwieriger, sich zu konzentrieren. Ob die Zimmerpflanze einen größeren Topf braucht, die Waschmaschine piepsend um Entleerung bittet oder der Müll raus muss: Verzichte darauf, diese Dinge nebenbei zu erledigen. Zu schnell verzettelst Du Dich damit und Deine eigentliche Arbeit bleibt liegen.
Am leichtesten fällt die zeitliche Trennung von beruflicher Tätigkeit und Hausarbeit, wenn Du Dir einen Arbeitsplatz schaffst, den Du nur für Job-Angelegenheiten nutzt. Musst Du aus Platzgründen auf den Esstisch ausweichen, räume nach der Dienstzeit Deine Arbeitsutensilien weg.
9. Definiere konkrete Ziele
Verschaffe Dir zu Arbeitsbeginn einen Überblick über alle in nächster Zeit anstehenden Aufgaben und Projekte und definiere konkrete Ziele für die kommenden Tage und Wochen. Setze Dir ein bestimmtes Tagesziel, dass Du bis zum Feierabend erreicht haben möchtest. Wichtig dabei ist, realistisch zu bleiben. Steckst Du Dir unerreichbar hohe Ziele, verlässt Du frustriert den Arbeitsplatz und kannst Deine Freizeit nicht genießen. Darunter leidet die Produktivität des darauffolgenden Tages.
10. Lege regelmäßige Pausen ein
Regelmäßige Pausen sind wichtig, um Deinen Leistungs-Akku zwischendurch aufzuladen. Den größten Erholungseffekt haben kurze Unterbrechungen an geeigneter Stelle. Plane mindestens eine längere Halbzeitpause und zwei kürzere Pausen davor und danach ein, die Du ausschließlich für Deine Erholung verwendest. Einen Kaffee holen, etwas Essen, die Füße hochlegen – die gewünschte Wirkung stellt sich nur ein, wenn Du vorab ausreichend Zeit dafür einplanst und diese auch entsprechend nutzt.
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