Briefpapier Design – 10 Regeln, die Dir zum perfekten Geschäftsbrief verhelfen

Beim Geschäftsbrief handelt es sich um eines der wichtigsten Dokumente eines Betriebes für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Dabei ist es vor allem wichtig, dass es sich nahtlos in Dein Corporate-Design einfügt und die üblichen formalen Kriterien sowie ein paar Pflichtangaben berücksichtigt. Denn ein hochwertiges Briefpapier-Design ist das Aushängeschild Deines Unternehmens und schafft nicht nur einen positiven Eindruck, sondern auch Vertrauen.

Dein Firmenlogo, sowie Deine Visitenkarten-Designs sind nun fix und fertig und das Briefpapier ist jetzt als nächstes dran, aber Du weißt nicht, welche Vorgaben Du berücksichtigen musst? Wo sich im Geschäftsbrief Betreffzeile, Adresse und Absender befinden müssen und welche Abstände berücksichtigt werden müssen?

Konkrete Vorschriften darüber, wo diese Angaben bei der Gestaltung auf dem Briefpapier-Design platziert werden müssen, gibt es eigentlich nicht. Jedoch empfiehlt das Deutsche Institut für Normung (DIN) in ihrer DIN 5008 ein paar Typographie- und Gestaltungsregeln beim Geschäftsbrief, die sich auf Platzierungen, Seitenränder und Abstände beziehen. Pflicht ist die Einhaltung dieser Richtlinien dabei nicht, sie sind eher als eine Art Hilfestellung zu sehen, um die Geschäftskommunikation europaweit und den Druck des Briefbogens zu erleichtern. Ob das Briefpapier in Schriftform oder elektronisch per Mail versendet wird, ist egal.

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Das Wichtigste in Kürze:

• Standard für Geschäftsbriefe: Das DIN A4-Format ist mit genauen Vorgaben zu Rändern (z. B. 25 mm links, 10 mm rechts) sowie zur Position von Absender- und Empfängerfeldern, Betreffzeile und Brieffuß optimal für professionelle Geschäftsbriefe.
• Corporate Design: Ein einheitliches Briefpapier mit klar erkennbaren Marken-Elementen (z. B. Logo, Farben) verstärkt den Wiedererkennungswert und den professionellen Eindruck.
• Lesbarkeit und Struktur: Serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica mit 10–12 Punkt sorgen für klare Lesbarkeit. Zusätzliche Angaben wie IBAN/BIC oder Geschäftsführerinfos gehören in den Brieffuß.

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10 goldene Regel für den perfekten Geschäftsbrief:

1. Das Format

Viel Auswahl hast Du bei der Wahl des Formats für Deinen Briefkopf nicht. Als Standardformat für den Geschäftsbrief gilt in Deutschland DIN A4 im Hochformat mit einer Abmessung von 210 mm x 297 mm.

2. Der Briefkopf

Im Kopfbereich des Briefes, meist in den oberen 45mm des Briefbogens, findet man das Logo, welches mit oder ohne Slogan abgebildet werden kann. Die Platzierung des Logos erfolgt meistens rechtsbündig, kann aber auch mittig oder linksbündig eingefügt werden.

3. Der Informationsblock

Unter dem Logo – sofern dies rechtsbündig ausgerichtet ist – und neben dem Anschriftsfeld befindet sich der Informationsblock, der alle wichtigen Kontaktdaten auflistet. Hier findest Du zum Beispiel Angaben wie: Ihr/ Unser Zeichen, Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse, Adresse, Bestellnummer, Kundennummer und Datum. Diese Angaben können, je nach Art des Unternehmens auch leicht variieren.

4. Das Absenderfeld

Die Anschrift des Absenders befindet sich im oberen linken Bereich mit einem Abstand von 45 mm zum oberen Rand des Briefes. In einer Schriftgröße von mindestens 6 Punkt wird diese Angabe lesbar und dezent über dem Anschriftenfeld platziert. Die Angabe ist insofern wichtig, da sie im Falle einer nicht erfolgreichen Zustellung des Briefs die Informationen für die Rücksendung bereithält. Sie muss also im Brieffenster zu sehen sein.

5. Das Anschriftenfeld

Dieser Bereich des Geschäftsbriefes, der in der Regel eine Höhe von 40 mm x 85 mm misst, stellt nicht nur Platz für die Anschrift des Empfängers zur Verfügung, sondern kann ebenso wichtige Informationen wie „Einschreiben“ enthalten.

6. Der Betreff

Die Betreffzeile befindet sich unter dem Anschriftenfeld und fasst den Geschäftsbrief in einem kurzen, eindeutigen Satz oder Schlagwort zusammen. So ist für den Empfänger auf einen Blick klar, worum es sich in dem Anschreiben handelt.

7. Das Anschreiben

Nach einer passenden Anrede beginnt nun das Anschreiben, welches in einer gut lesbaren Schriftart, in mindestens 10 und höchstens 12 Punkt, verfasst wird. Bevorzugt werden serifenlose Schriftarten wie beispielsweise Arial, Helvetica, Verdana, oder Schriften mit Serifen, wie Times oder Garamond. Welche Schriftart genau gewählt wird, ist nicht vorgeschrieben, wichtig ist aber, dass eine optimale Lesbarkeit gegeben ist. Von Schreibschriften, die zu verschnörkelt und schlecht lesbar sind, solltest Du die Finger lassen. Auch sollte das Geschäftspapier auf keinen Fall mehr als eine Schriftart enthalten.

8. Der Anlagenvermerk

Enthält Dein Brief Anlagen, so solltest Du in einem Anlagenvermerk darauf hinweisen, damit diese nicht übersehen werden. Er erscheint eine Leerzeile unter dem Namen des Unterzeichnenden. Enthält der Brief keine Unterschrift, wird der Anlagenvermerk mit 3 Leerzeilen Abstand zum Text platziert. Du kannst Deine Anlagen darunter dann einfach aufzählen.

9. Der Brieffuß

Die Fußzeile schließt den Geschäftsbrief optisch ab und beinhaltet häufig gesetzliche Angaben, wie zum Beispiel den Namen des Geschäftsführers, den Sitz des Unternehmens, die Handelsregisternummer, IBAN und BIC, Telefonnummer, Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Je nach Unternehmensform können andere Pflichtangaben gesetzlich vorgeschrieben sein.

Beispiel: 

10. Ziffernangaben

Für die Darstellung von Telefonnummern gibt es eine Vielzahl an Schreibweisen. Üblich ist eine Trennung durch Leerzeichen oder Bindestrich bei Durchwahlen. Im Falle einer Ländervorwahl entfällt die „0“ der Ortsvorwahl und ein Pluszeichen wird vor die Ländervorwahl gesetzt: z.B. anstatt von 0043 für Österreich +43. Bei Kontodaten müssen mittlerweile nur noch die IBAN und BIC angegeben werden.

Rechnungsdesign – das besondere Geschäftspapier

Eine Rechnung ist eine bestimmte Art von Geschäftsbrief, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird und grundsätzlich in elektronischer Form oder Papierform gestellt werden kann. Wie beim Briefpapier-Design gibt es auch beim Rechnungsdesign ein paar Vorgaben, an die Du Dich halten musst, damit das Dokument legitim ist.

Briefpapier drucken lassen

Das beste Briefpapier-Design hilft Dir nichts, wenn es gedruckt unprofessionell wirkt. Damit das nicht passiert, gibt es bei der Erstellung der Druckdaten ein paar Punkte zu beachten. Hast Du Dich also dazu entschieden, Dein Briefpapier in Papierform zu verwenden, ist es gang und gäbe, es bei einer Online-Druckerei vordrucken zu lassen oder hierfür den Service einer Druckerei vor Ort zu nutzen. Individuelle Kundenangaben können dann mit einem Laserdrucker oder Inkjet-Drucker auf das vorgefertigte Briefpapier gedruckt werden.

Die richtige Papierwahl

Das Papier für den Geschäftsbrief sollte für die Verwendung von verschiedenen Druckverfahren geeignet sein und eine Grammatur von 80 – 90 g/m² haben. Solltest Du Dich außerdem für eine Serifenschrift im Geschäftsbrief entscheiden, so ist hierfür gestrichenes Papier von Vorteil, damit der Druck nicht unlesbar wird. Achte auf jeden Fall darauf, dass Deine Papierwahl laser- und inkjetgeeignet ist, damit Du Kundenangaben selbst auf den Vordruck drucken kannst.

Beschnitt und Marken

In der Regel sollten die Seitenränder des Geschäftsbriefes 25 mm vom linken Rand und 10 mm vom rechten Rand betragen. So hast Du genügend Platz für Falz- und Lochmarken auf der linken Seite. Die Falzmarke liegt bei 105 mm und 210 mm vom oberen Briefrand. Die Lochmarke befindet sich mittig bei 148,5 mm. Für die Rückseite gelten die gleichen Vorgaben.

Da es in der Druckerei beim Zuschneiden zu leichten Abweichungen kommen kann, sollte im Briefpapier-Design immer ein Beschnitt/Anschnitt von mindestens 2 mm hinzugefügt werden. Wird der Beschnitt vergessen, kann ein weißer (unbedruckter) Rand entstehen, der dann alles andere als professionell aussieht. Die genaue Größe der Beschnittzugabe kann von Druckerei zu Druckerei etwas variieren, deshalb solltest Du Dich besser bei der Druckerei Deiner Wahl informieren, bevor Du Dein Briefpapier online gestalten lässt.

Fazit

Mit diesen 10 Regeln hast Du bereits eine gute Basis für Deinen perfekten Geschäftsbrief. Wie bereits erwähnt, sind diese Gestaltungsregeln keine Pflicht, sie helfen Dir jedoch in wenigen Schritten, einen vertrauensvollen und souveränen Eindruck zu hinterlassen. Vergiss auf jeden Fall nicht, dass sowohl Dein Briefpapier-Design, als auch Deine Briefumschläge zu Deinem Corporate-Design passen müssen.