Ob bei einer Selbstständigkeit, Kleinunternehmen oder Mittelstand, der Geschäftsbrief ist eines der wichtigsten Dokumente eines Betriebes. Er wird für die Kommunikation mit Geschäftspartnern sowie Kunden benötigt und liefert dem Gegenüber bereits einen nicht unerheblichen Eindruck über seine Unternehmung.
Erfahre in diesem Artikel, wie du spielendleicht ein passendes Geschäftsbrief-Layout per Software oder in Eigenregie für Deinen Betrieb erstellen kannst.
Inhaltsverzeichnis
- Was genau ist ein Geschäftsbrief?
- Erstellung und Versand der Angebote & Rechnungen via Software
- Briefpapier in 10 einfachen Schritten gestalten
- Fazit: Briefpapier für Handwerker
Was genau ist ein Geschäftsbrief?
Der gesamte externe Schriftverkehr, der an mindestens einen Empfänger gerichtet ist, wird als Geschäftsbrief bezeichnet. Zu diesen gehören beispielsweise
- Rechnungen und Quittungen
- Angebote, sowie Auftrags- und Anfragebestätigungen
- Bestell- und Lieferscheine
Dabei spielt es keine Rolle, ob der Geschäftsbrief via Papierform oder digital zum Empfänger versendet wird. Ferner gilt es zudem alle gesetzlichen Vorschriften zu beachten. So müssen je nach Rechtsform Pflichtangaben gemacht werden:
Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft
- Vorname, Nachname
- Ladungsfähige Anschrift
- Angaben zu allen Gesellschaftern (wenn mehrere Vorhanden)
Zusätze wie Sachbezeichnungen, Hinweise auf Tätigkeit oder Branchenverzeichnisse sowie Etablissementbezeichnungen, sind auf dem Briefpapier erlaubt.
Einzelkaufmann
Gemäß §37a HGB müssen im Handelsregister eingetragene Einzelkaufmänner folgende Informationen im Geschäftsbrief angeben:
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht sowie die Nummer
- Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“
- Firmenname
Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
Bei Gesellschaften muss das Briefpapier nach §§125a, 177a HGB folgende Angaben enthalten:
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht sowie die Nummer
- Rechtsform (OHG oder KG)
- Firmennamen, der im Handelsregister eingetragen ist
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Gemäß §35 a GmbHG muss der Geschäftsbrief folgende Angaben enthalten:
- Rechtsform der Gesellschaft
- Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
- Firmensitz
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft sowie die Handelsregisternummer
- Alle Geschäftsführer
Erstellung und Versand der Angebote & Rechnungen via Software
Heutzutage bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, um sein Layout ganz individuell und schnell zu gestalten. Neben der klassischen Erstellung kannst Du Deine Angebote und Rechnungen auch einfach per Software im Handumdrehen erstellen.
Ein Beispiel ist hierfür die Handwerker-Software Streit V.1. Mit dieser Software kannst Du im Handumdrehen professionelle Druckdesigns erstellen. Die Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine kannst du dabei für jeden einzelnen Kunden individuell gestalten. Die Software bietet Dir somit eine einfache und schnelle Möglichkeit, um
- Seriendruckfelder für relevante Daten anzulegen
- Wasserzeichen einzufügen, um Duplikate zu vermeiden
- einzelne Belege schnell zu ergänzen
Darüber hinaus ermöglicht Dir die Software alle Dokumente automatisiert zu archivieren, schnell zu finden und mit externen Partnern wie Deinem Großhändler oder Steuerberater zu verknüpfen. So profitierst Du von
- einem einfachen sowie reibungslosen Workflow,
- Zeitersparnis und
- perfekten Datenaustausch mit Deinen Partnern
Briefpapier in 10 einfachen Schritten selbst gestalten
Konkrete Vorschriften darüber, wo diese Angaben bei der Gestaltung auf dem Briefpapier-Design platziert werden müssen, gibt es eigentlich nicht. Jedoch empfiehlt das Deutsche Institut für Normung (DIN) in ihrer DIN 5008 ein paar Typographie- und Gestaltungsregeln beim Geschäftsbrief, die sich auf Platzierungen, Seitenränder und Abstände beziehen. Pflicht ist die Einhaltung dieser Richtlinien dabei nicht, sie sind eher als eine Art Hilfestellung zu sehen, um die Geschäftskommunikation europaweit und den Druck des Briefbogens zu erleichtern. Ob das Briefpapier in Schriftform oder elektronisch per Mail versendet wird, ist egal.
Im Folgenden erfährst Du in 10 einfachen Schritten, wie Du ein perfektes Layout für Deinen Geschäftsbrief gestalten lassen kannst.
1. Format
Viel Auswahl hast Du bei der Wahl des Formats für Deinen Briefkopf nicht. Als Standardformat für den Geschäftsbrief gilt in Deutschland DIN A4 im Hochformat mit einer Abmessung von 210 mm x 297 mm.
2. Briefkopf
Im Kopfbereich des Briefes, meist in den oberen 45mm des Briefbogens, findet man das Logo, welches mit oder ohne Slogan abgebildet werden kann. Die Platzierung des Logos erfolgt meistens rechtsbündig, kann aber auch mittig oder linksbündig eingefügt werden.
3. Informationsblock
Unter dem Logo – sofern dies rechtsbündig ausgerichtet ist – und neben dem Anschriftsfeld befindet sich der Informationsblock, der alle wichtigen Kontaktdaten auflistet. Hier findest Du zum Beispiel Angaben wie: Ihr/ Unser Zeichen, Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse, Adresse, Bestellnummer, Kundennummer und Datum. Diese Angaben können, je nach Art des Unternehmens auch leicht variieren.
4. Absenderfeld
Die Anschrift des Absenders befindet sich im oberen linken Bereich mit einem Abstand von 45 mm zum oberen Rand des Briefes. In einer Schriftgröße von mindestens 6 Punkt wird diese Angabe lesbar und dezent über dem Anschriftenfeld platziert. Die Angabe ist insofern wichtig, da sie im Falle einer nicht erfolgreichen Zustellung des Briefs die Informationen für die Rücksendung bereithält. Sie muss also im Brieffenster zu sehen sein.
5. Anschriftenfeld
Dieser Bereich des Geschäftsbriefes, der in der Regel eine Höhe von 40 mm x 85 mm misst, stellt nicht nur Platz für die Anschrift des Empfängers zur Verfügung, sondern kann ebenso wichtige Informationen wie „Einschreiben“ enthalten.
6. Betreff
Die Betreffzeile befindet sich unter dem Anschriftenfeld und fasst den Geschäftsbrief in einem kurzen, eindeutigen Satz oder Schlagwort zusammen. So ist für den Empfänger auf einen Blick klar, worum es sich in dem Anschreiben handelt.
7. Anschreiben
Nach einer passenden Anrede beginnt nun das Anschreiben, welches in einer gut lesbaren Schriftart, in mindestens 10 und höchstens 12 Punkt, verfasst wird. Bevorzugt werden serifenlose Schriftarten wie beispielsweise Arial, Helvetica, Verdana, oder Schriften mit Serifen, wie Times oder Garamond. Welche Schriftart genau gewählt wird, ist nicht vorgeschrieben, wichtig ist aber, dass eine optimale Lesbarkeit gegeben ist. Von Schreibschriften, die zu verschnörkelt und schlecht lesbar sind, solltest Du die Finger lassen. Auch sollte das Geschäftspapier auf keinen Fall mehr als eine Schriftart enthalten.
8. Anlagenvermerk
Enthält Dein Brief Anlagen, so solltest Du in einem Anlagenvermerk darauf hinweisen, damit diese nicht übersehen werden. Es erscheint eine Leerzeile unter dem Namen des Unterzeichnenden. Enthält der Brief keine Unterschrift, wird der Anlagenvermerk mit 3 Leerzeilen Abstand zum Text platziert. Du kannst Deine Anlagen darunter dann einfach aufzählen.
9. Brieffuß
Die Fußzeile schließt den Geschäftsbrief optisch ab und beinhaltet häufig gesetzliche Angaben, wie
zum Beispiel den Namen des Geschäftsführers, den Sitz des Unternehmens, die
Handelsregisternummer, IBAN und BIC, Telefonnummer, Steuernummer oder die Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer. Je nach Unternehmensform können andere Pflichtangaben gesetzlich
vorgeschrieben sein.
10. Ziffernangaben
Für die Darstellung von Telefonnummern gibt es eine Vielzahl an Schreibweisen. Üblich ist eine Trennung durch Leerzeichen oder Bindestrich bei Durchwahlen. Im Falle einer Ländervorwahl entfällt die „0“ der Ortsvorwahl und ein Pluszeichen wird vor die Ländervorwahl gesetzt: z.B. anstatt von 0043 für Österreich +43. Bei Kontodaten müssen mittlerweile nur noch die IBAN und BIC angegeben werden.
Fazit: Briefpapier für Handwerker
Beim Geschäftsbrief handelt es sich um eines der wichtigsten Dokumente eines Betriebes für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Dabei ist es vor allem wichtig, dass es sich nahtlos in Dein Corporate-Design einfügt und die üblichen formalen Kriterien, sowie ein paar Pflichtangaben berücksichtigt. Denn ein hochwertiges Briefpapier-Design ist das Aushängeschild Deines Unternehmens und schafft nicht nur einen positiven Eindruck, sondern auch Vertrauen. Mit der Handwerker-Software Streit V.1 kannst Du zudem professionelle und individuelle Druckdesigns für Deine geschäftliche Korrespondenz gestalten. So kannst Du im Handumdrehen Rechnungen, Lieferscheine und Co. schnell erstellen und verwalten.