Wer schon eine Geschäftsmail erhalten oder verschickt hat, dem ist das Thema E-Mail Signatur nicht fremd. Dabei handelt es sich um einen Block mit Kontaktinformationen, meist unterhalb der E-Mail. Hier erfährt man, mit welcher Firma bzw. welchem Mitarbeiter man es eigentlich genau zu tun hat. Die Signatur bietet eine 1A Gelegenheit, um alle nützlichen Daten kompakt zu übermitteln. Professionalität ist hierbei Trumpf. Worauf muss man bei einer E-Mail Signatur achten, was muss sie enthalten und was sollte vermieden werden?
E-Mail Signatur erstellen – Das sind die Pflichtangaben
Seit 2007 werden geschäftliche E-Mails auch als Geschäftsbriefe angesehen. Wie im geschäftlichen Schriftverkehr verlangt, gibt es daher auch bei der elektronischen Korrespondenz diverse Regeln zu beachten. So gibt es bestimmte Pflichtangaben, die in der E-Mail Signatur nicht fehlen dürfen und die man bei der Erstellung nicht vergessen sollte. Dazu gehören:
- Firmenname und die Firmenbezeichnung
- Rechtsform
- Registergericht oder Handelsregisternummer
- Firmensitz
- Angaben zu den Verantwortlichen/ Geschäftsführern und zur Haftung
Wichtig ist dabei immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Vorschriften im Auge zu behalten. Besonders, wenn man zum Beispiel einen neuen Service oder ein neues Produkt anbietet und rechtlich in einen anderen Bereich vordringt. Je nach dem gibt es andere Dinge, die unbedingt zu beachten sind. Bleibe also immer up to date!
Hierarchie der Informationen in der digitalen Signatur
Es ist sinnvoll, den in der Signatur aufgelisteten Informationen eine Hierarchie zu geben. Name und Durchwahl sollten sich zum Beispiel relativ weit oben befinden, URL und Adresse dagegen lieber etwas weiter unten. Überflüssige Informationen lässt man am besten ganz weg, um keinen wertvollen Platz zu verschwenden: Die E-Mail-Adresse muss zum Beispiel nicht mehr aufgelistet werden, das ist sicherlich klar. 🙂
Einheitliches Erscheinungsbild der Signatur
Das Unternehmen samt seiner Mitarbeiter bildet eine Einheit und das muss auch nach Außen so transportiert werden. Um dies entsprechend zu übermitteln, sollte jeder die gleiche E-Mail-Signatur haben, die dann individuell mit den persönlichen Kontaktdaten vervollständigt wird. Es wirkt sehr unprofessionell, wenn der eine Mitarbeiter eine alte Telefonnummer auflistet und der nächste ein paar Pflichtangaben vergessen hat. Verwendet jeder die gleiche, professionelle E-Mail Signatur Vorlage, hinterlässt man auch keinen chaotischen Eindruck beim Empfänger.
Keep it simple – Einfache Mail Signatur
Halte das Layout so simple, damit es nicht überladen wirkt und in den unterschiedlichen E-Mail-Programmen, wie gewünscht, dargestellt wird. Soll es doch etwas aufwändiger sein, dann ist es nötig, die Signatur in allen gängigen Mail-Programmen ausgiebig zu testen, um zu sehen, ob sie auch überall „gut ankommt“.
Grafiken in der Mail Signatur verwenden – ja oder nein?
Ein Mitarbeiterbild wertet die Mail Signatur nicht nur optisch auf, sondern übermittelt darüber hinaus, mit wem der Empfänger es eigentlich zu tun hat. Dies verleiht der E-Mail einen persönlicheren Charakter. Allerdings sollte die Grafik relativ unaufdringlich sein. Knallrote Kleidung oder ein besonders auffälliger Hintergrund sind ein zu starker Eyecatcher und lenken zu sehr ab. Außerdem ist darauf zu achten, dass man, anders als bei Webseiten, bevorzugt JPG- oder GIF-Dateien verwendet. PNGs sind für E-Mail Signaturen nicht geeignet. Auch Animationen oder eingebettete Videos sind keine gute Idee, da sie sich meist gar nicht abspielen lassen. Das Firmenlogo wird üblicherweise nicht in der Signatur verwendet.
Einsatz von Farben in Deiner E-Mail Signatur
Farben einzusetzen ist im Grunde eine gute Idee, solange man es nicht übertreibt. Der Link zur Firmen-Webseite oder einem sozialen Kanal kann gerne farblich hervor gehoben werden. Dies signalisiert auch, dass die URL anklickbar ist, was die Besucherrate erhöhen kann. Am besten eignen sich hier Farben, die sich auch im Corporate Design wiederfinden, damit das Gesamtbild stimmig wirkt. Von zu knalligen Farben ist aber abzuraten, da es sich ja um einen seriöse und professionelle Signatur handeln soll.
Die Signatur in passendem Format
Es sollte genau festgelegt werden, welche Größe die darzustellenden Grafiken haben sollen. Wer Pi mal Daumen vorgeht, braucht nicht überrascht sein, wenn später alles seltsam dargestellt wird. Hier solltest Du also nichts dem Zufall überlassen und im HTML-Code genau festlegen, wie breit und hoch die Grafik sein darf.
Bilder sollten in der E-Mail Signatur allerdings nicht dominieren oder zu zahlreich Verwendung finden. Eine aufdringliche Signatur lenkt zu sehr von der E-Mail ab und sorgt dafür, dass der Empfänger sich nach mehrmaligem Schriftverkehr bald satt gesehen hat. Hier ist Harmonie gefragt. Die Grafik sollte die Kontaktinfos in der digitalen Signatur ergänzen und nicht überschatten.
Verwendung von kurzen Links in der E-Mail Signatur
Sind Links in der Signatur aufgelistet, dann sollten diese so kurz wie möglich sein. Ist dies überhaupt nicht machbar, so gibt es die Möglichkeit, hier etwas zu mogeln. Auf bitly.com oder ow.ly zum Beispiel kann man lange URLs kürzen lassen. Diese kurze URL dient dann als Umleitung auf die gewünschte Homepage. Wer sich also durch einen unschönen langen Link die E-Mail Signatur nicht vermasseln möchte, kann auf diese Weise ein wenig tricksen.
Das richtige Werkzeug
Reichen die technischen Kenntnisse nicht aus, so kann man entweder einen Profi hinzu ziehen, für den HTML und CSS ein Begriff sind oder versuchen, sich selbst weiterzuhelfen und mit Vorlagen arbeiten. Word und Outlook bieten da leider nur weniger zufriedenstellende Vorlagen, da die Layouts aus diesen Programmen überall unterschiedlich interpretiert werden. Jemanden zu beauftragen, der eine Ahnung von der Materie hat, ist daher immer eine gute Wahl. Im Notfall kann man sich aber auch auf hubspot.com oder xink.io per Generator seine Signatur kostenlos erstellen lassen.
Fazit
Wer die E-Mail Signatur richtig einsetzt, nutzt hier die Möglichkeit, sich und das Unternehmen in einem professionellen Licht zu präsentieren. Darüber hinaus bietet die Signatur eine Chance, die eigene Webseite, soziale Kanäle oder den Link zu einem neuen Produkt zu bewerben. Sie ist also auch noch dazu ein prima Marketing-Tool. Dir fehlt noch die zündende Idee wie Deine neue Mail Signatur aussehen könnte?
Inspiration gibt es hier: https://www.behance.net/gallery/32509019/Email-Signature