Geschäftsbrief: Alles, was Du wissen musst auf einen Blick

Der Geschäftsbrief ist eines der wichtigsten Dokumente für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Dabei ist es wichtig, dass der Brief auf Anhieb beim Gegenüber überzeugt.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir deshalb alles Wichtige, was Du wissen musst, um einen perfekten Geschäftsbrief zu schreiben.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist eine schriftliche Mitteilung, die im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen, Institutionen oder zwischen Unternehmen und Kunden verwendet wird.

Ein Geschäftsbrief dient der formellen Kommunikation und zeichnet sich durch eine klare, präzise und höfliche Sprache aus. Er kann für verschiedene Zwecke genutzt werden, wie zum Beispiel:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Mahnungen
• Beschwerden
• Vertragsbriefe

Geschäftsbriefe werden sowohl in Papierform als auch elektronisch (E-Mail, PDF) an externe Empfänger wie Geschäftspartner oder Kunden versendet. Der interne Schriftverkehr zwischen Abteilungen oder Niederlassungen eines Unternehmens gilt nicht als Geschäftsbrief

Was ist ein Geschäftsbrief DIN 5008?

Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 ist eine schriftliche Korrespondenz im geschäftlichen Verkehr, die bestimmten formalen Gestaltungsregeln folgt:

Merkmale eines Geschäftsbriefs gemäß DIN 5008

• Klare und übersichtliche Gliederung mit festgelegten Bestandteilen wie Anschriftfeld, Betreff, Datum, Grußformel etc.
• Einheitliche Schreibweisen und Regeln für Satzzeichen, Abkürzungen, Datumsangaben, Uhrzeiten etc.
• Vorgaben für das Layout wie Seitenränder, Zeilenabstände, Schriftarten und -größen.
• Pflichtangaben über das Unternehmen wie Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht.
• Formelle und höfliche Ausdrucksweise.

Die DIN 5008 dient dazu, Geschäftskorrespondenz übersichtlich, einheitlich und professionell zu gestalten. Sie ist zwar keine Rechtsnorm, wird aber in den meisten Unternehmen und Behörden als Richtlinie für Geschäftsbriefe angewandt.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Ein Geschäftsbrief sollte eine klare und prägnante Struktur haben, die es dem Leser ermöglicht, die Informationen schnell und effektiv zu erfassen. Die Struktur eines Geschäftsbriefes umfasst in der Regel die folgenden Elemente:

1. Absender: Name und Adresse des Absenders.
2. Empfänger: Name und Adresse des Empfängers.
3. Datum: Datum, an dem der Brief verfasst wurde.
4. Betreff: Eine kurze Beschreibung des Inhalts des Briefes.
5. Anrede: Höfliche Begrüßung des Empfängers.
6. Hauptteil: Der eigentliche Inhalt des Briefes.
7. Schlussformel: Höfliche Abschlussformel.
8. Unterschrift: Unterschrift des Absenders.

Wieso das Design eines Geschäftsbriefes wichtig ist

Das Design eines Geschäftsbriefes ist für den ersten Eindruck und das Branding eines Unternehmens, entscheidend. Ein einheitliches Design mit Firmenlogo, Schriftarten und Farbgebung sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert. Der Geschäftsbrief fügt sich in das Corporate Design des Unternehmens ein und stärkt so die Markenidentität. Dadurch wirkst Du oder Dein Unternehmen kompetent und professionell.

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief professionell zu verfassen kann schwieriger sein als man denkt. Im Folgenden zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du einen professionellen Brief verfassen kannst, mit dem Du überzeugst.

Struktur und Gestaltung

Geschäftsbriefe werden in der Regel nach der DIN-Norm 5008 verfasst und gestaltet. Der Aufbau ist wie folgt:

Seitenränder:

Links: 2,5 cm

Rechts: 2,0 cm

Oben: 4,5 cm

Unten: 2,5 cm

Zeilenabstand:

1-1,5-zeilig

Schriftgröße und Schriftart

Die ideale Schriftgröße für Geschäftsbriefe liegt in der Regel bei 12 Punkt. Bei umfangreicheren Texten kann auch eine Größe von 11 Punkt akzeptabel sein. Allerdings solltest Du aus Gründen der Lesbarkeit keinesfalls kleinere Schriftgrößen verwenden.

Obwohl die DIN 5008 keine spezifische Schriftart vorschreibt, solltest Du auf Comic Sans und ähnliche Schriftarten verzichten. Stattdessen empfiehlt es sich, eine schlichte und klare Schriftart ohne Ausschmückungen zu wählen. Gängige Schriftarten für Normbriefe sind Times New Roman, Arial oder Calibri.

Tipp: Die Wirkung einer Schriftart kann je nach Schriftschnitt variieren. Mache Dir daher am besten einen Vergleich, um die bestmögliche Lesbarkeit zu gewährleisten. Durch die Wahl einer angemessenen Schriftgröße und einer professionellen Schriftart kannst Du sicherstellen, dass Deine Geschäftsbriefe einen seriösen und einladenden Eindruck vermitteln. Eine klare und übersichtliche Gestaltung erleichtert den Lesern das Verständnis Deiner Botschaft und unterstreicht Deine Kompetenz.

Briefkopf

Oberer Bereich

Der obere Bereich des Briefkopfes entspricht dem oberen Rand des Dokuments mit einer Höhe von 4,5 Zentimetern. Hier findest Du ausreichend Platz, um Dein Firmenlogo prominent zu platzieren.

Anschriftenfeld

Im sogenannten Anschriftenfeld folgen die Rücksendeangaben sowie die Empfängeradresse. Achte darauf, dass die Adresse des Empfängers nicht höher als 4 Zentimeter und nicht breiter als 8,5 Zentimeter ist. Somit passt sie optimal in das standardisierte Sichtfenster von Briefkuverts.

Informationsblock

Auf der rechten Seite des Dokuments befindet sich der Informationsblock, in dem die Kontaktdaten des Ansprechpartners aufgeführt werden. Neben Name und Anschrift sollten auch die Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse angegeben werden. Diese Angaben stehen in einem DIN 5008-konformen Informationsblock:

• Bezugszeichen
• Name des Ansprechpartners
• Abteilung
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)

Datumsangabe

Nach den Kontaktdaten folgt eine Leerzeile, und anschließend platzierst Du das Datum rechtsbündig.

Betreffzeile

Nach dem Briefkopf folgt die Betreffzeile, die dem Empfänger einen schnellen Überblick über den Inhalt des Schreibens vermittelt. Hier gilt es, den Kern der Angelegenheit präzise und knapp zu erfassen. Beachte dabei folgende Richtlinien:

• Die Betreffzeile beginnt zwei Zeilen unterhalb des Datums.
• Vermeide das Wort „Betreff“ – ein häufiger Fehler.
• Optional kannst Du die Betreffzeile fett formatieren, um sie hervorzuheben.
• Eine größere Schriftgröße (13-14 Punkt) kann ebenfalls zur Hervorhebung beitragen.
• Begrenze die Betreffzeile auf maximal zwei Zeilen.

Neben einem strukturierten Aufbau trägt auch die korrekte Anrede dazu bei, dass Dein Geschäftsbrief einen professionellen und seriösen Eindruck hinterlässt. Prägnanz und Klarheit in der Betreffzeile erleichtern dem Leser den Einstieg und signalisieren eine zielgerichtete Kommunikation.

Anrede und Inhalt

Nach den Formalitäten der Anrede kommt der eigentliche Kern des Schreibens. Hier präsentierst Du den Inhalt in klaren, präzisen Worten. Beginne mit einer kurzen Einleitung, die das Thema umreißt. Anschließend erläuterst Du detailliert Dein Anliegen, Fragen oder Vorschläge. Strukturiere komplexe Inhalte in übersichtliche Abschnitte mit Zwischenüberschriften.

So bleibt Dein Brief leicht verständlich. Achte zudem auf einen respektvollen, professionellen Ton. Vermeide unnötige Floskeln oder Mehrdeutigkeiten. Formuliere stattdessen direkt und unmissverständlich. Ein klarer Schreibstil unterstreicht außerdem Deine Kompetenz. Die Anrede ist der Schlüssel zu einem gelungenen Auftakt.

Richte Dich nach Deinem Verhältnis zum Empfänger. Bei Fremden wähle „Sehr geehrte Damen und Herren“, bei Bekannten die persönliche Form mit Nachnamen. So signalisierst Du von Beginn an die angemessene Wertschätzung.

Am Ende des Geschäftsbriefes folgt noch die Grußformel. Wie auch bei der Anrede solltest Du auf eine angemessene und seriöse Formulierung achten.

Anlagenvermerk und Fußzeile

Unterhalb der Grußformel oder der maschinenschriftlichen Wiederholung Deiner Signatur solltest Du einen Abstand von drei Leerzeilen lassen. In diesem Bereich kannst Du Deine Anlagen auflisten.

Beginne dabei mit dem fettgedruckten Wort „Anlage“ und führe anschließend jedes beiliegende Dokument in einer separaten Zeile auf.

Die Fußzeile, auch als Brieffuß bekannt, sollte einen Abstand von 2,5 cm zur linken und 2,0 cm zur rechten Seitenkante haben. Die Höhe kann je nach Bedarf variieren, sollte jedoch mindestens 2,5 cm betragen. Auf der ersten Seite Deines Geschäftsbriefs platzierst Du in der Fußzeile die obligatorischen Angaben, die für Dein Unternehmen gemäß seiner Rechtsform erforderlich sind. Zusätzlich kannst Du hier Informationen zu Deinen Geschäftsräumen, Kommunikationsmitteln und Kontoverbindungen angeben.

Tipp: Um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die verschiedenen Angaben in thematisch zusammenhängenden Blöcken in der Fußzeile anzuordnen. Auf diese Weise können die Informationen klar und strukturiert präsentiert werden.

Beispiele Geschäftspapier

Fazit: Professionellen Geschäftsbrief schreiben

Ein Geschäftsbrief ist ein wichtiger Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Durch ein professionelles Erscheinungsbild des Briefpapiers und der Einhaltung einer klaren Struktur sowie klaren Sprache, kann der Brief beim Gegenüber einen positiven Eindruck hinterlassen. Dadurch wirkst Du oder Dein Unternehmen kompetenter, was Dir wiederrum erfolgreichere und bessere Geschäftsbeziehungen einbringen kann.

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FAQs zu Geschäftsbrief

Wie sieht ein professioneller Briefkopf aus?

Ein professioneller Briefkopf sollte üblicherweise folgende Elemente enthalten:

• Firmenlogo: Das Logo der Firma sollte gut sichtbar und prominent platziert sein. Meistens ist das Firmenlogo oben im Briefkopf zu finden.
• Firmenname: Der vollständige Name der Firma oder Organisation sollte klar und deutlich angezeigt werden.
• Adresse: Die vollständige Adresse des Unternehmens, einschließlich Straße, Stadt, Postleitzahl und Land, sollte angegeben werden.
• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Faxnummer sollten aufgeführt werden.
• Datum: Das Datum, an dem der Brief verfasst wurde, sollte angegeben werden.
• Empfängeradresse: Die Adresse des Empfängers des Briefes sollte direkt unter dem Briefkopf platziert werden.

Ein professioneller Briefkopf sollte individuell und gut gestaltet sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und die Seriosität des Unternehmens zu unterstreichen. Zudem sollte sich das Design des Geschäftsbriefes an das Corporate Design halten.

Was gehört zu Geschäftspapieren?

Je nach Unternehmensgröße und Art sollten folgende Elemente in einer Geschäftsausstattung enthalten sein:

• Briefpapier: Bedrucktes Papier, das für die Korrespondenz und den Austausch von schriftlichen Informationen verwendet wird. Es trägt in der Regel den Briefkopf des Unternehmens.
• Visitenkarten: Visitenkarten, die den Namen, die Position, die Kontaktinformationen und das Logo des Mitarbeiters oder des Unternehmens enthalten.
• Rechnungen und Quittungen: Dokumente, die verwendet werden, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu bestätigen und Zahlungen anzufordern oder zu verbuchen.
• Angebote und Verträge: Schriftliche Angebote für Produkte oder Dienstleistungen sowie Verträge, die die Bedingungen und Vereinbarungen zwischen den Parteien festlegen.
• Geschäftsberichte: Berichte, die die finanzielle Leistung und andere wichtige Kennzahlen eines Unternehmens zusammenfassen und analysieren. Diese Berichte sind vor allem für Startups und Unternehmen, die auf externe Geldgeber oder Partner angewiesen sind.
• Unternehmensbroschüren: Gedruckte Materialien, die Informationen über das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen, seine Geschichte und andere relevante Informationen enthalten. Sie werden häufig für Marketing- und Informationszwecke verwendet.

Welches Papier für Geschäftsbriefe?

Für Geschäftsbriefe wird in der Regel hochwertiges Briefpapier verwendet, das ein professionelles Erscheinungsbild vermittelt und gleichzeitig für den Druck von Texten geeignet ist.

Du solltest hierbei auf folgende Punkte achten:

• Gewicht: Das Papier sollte ein angemessenes Gewicht haben, typischerweise zwischen 80 und 100 g/m². Ein höheres Gewicht verleiht dem Papier eine bessere Haptik und eine hochwertige Ausstrahlung.
• Farbe: Weißes oder cremefarbenes Papier wird am häufigsten für Geschäftsbriefe verwendet, da es professionell wirkt und den gedruckten Text gut lesbar macht.
• Oberfläche: Das Papier sollte eine glatte Oberfläche haben, die den Druck von Texten und Grafiken erleichtert. Eine zu glatte Oberfläche kann jedoch zu Problemen beim Bedrucken führen.
• Opazität: Das Papier sollte eine ausreichende Opazität aufweisen, um sicherzustellen, dass der Text nicht auf der Rückseite durchscheint. Dies ist besonders wichtig, wenn der Brief doppelseitig bedruckt wird.
• Wasserzeichen: Ein Wasserzeichen kann dem Briefpapier eine zusätzliche Note von Eleganz und Authentizität verleihen, obwohl dies kein unbedingtes Muss ist.

Welche Angaben müssen auf Geschäftspapier?

Für Geschäftspapiere sind bestimmte Angaben erforderlich, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und eine klare Kommunikation zu gewährleisten. Diese sind von der jeweiligen Recht- und Gesellschaftsform abhängig.

In der Regel gehören der vollständige Firmenname und die Rechtsform, die Geschäftsadresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort sowie die Kontaktdaten wie Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Webadresse des Unternehmens immer dazu.

In der EU ist auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich. Zusätzlich sollte die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht angegeben werden. Ein Datum gibt die Aktualität des Dokuments an, und die Adresse des Empfängers, einschließlich Name, Firma (falls zutreffend), Straße, Postleitzahl, Ort und Land, sollte ebenfalls deutlich erkennbar sein.