Einzelarbeit war gestern. Wenn Du mit Deinem Unternehmen und Deinem Projekt Erfolg haben willst, musst Du auf Teamarbeit setzen. Die Voraussetzung dafür sind übersichtliche einfach bedienbare Kommunikations- und Planungstools. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob diese Zusammenarbeit im Team eines Unternehmens oder mit externen Dienstleistern, wie zum Beispiel Grafikdesignern, entsteht.
Arbeit befindet sich in einem Prozess der Neudefinition – weg vom starren, unkreativen Acht-Stunden-Tag mit Einzelbüro und Dienst nach Vorschrift. Aufgrund dessen erproben manche Unternehmen bereits seit Jahren neue Arbeitsformen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Eine Vorbildfunktion haben dabei besonders fortschrittliche US-amerikanischer Unternehmen. So entstehen neue Arbeitsmodelle, die Voraussetzungen für eine bessere und flexiblere Zusammenarbeit schaffen: Open-Space-Büros und Co-Working-Spaces sind nur wenige Beispiele, die weg vom individuell abgeschirmten Arbeitsplatz und weg vom Einzelkämpfertum führen sollen.
Seit 2020 zwingt zudem Corona auch schwerfälligere Unternehmensstrukturen dazu, sich Gedanken um die Teamarbeit zu machen. Plötzlich ist ein großer Teil der Mitarbeiter im Home Office und muss lernen, vom heimischen digitalen Arbeitsplatz aus mit Kollegen zu kommunizieren und so das gemeinsame Projekt voranzutreiben. Unternehmen, die bereits in entsprechende Tools für Teamarbeit investiert hatten, waren jetzt auf der sicheren Seite. Die anderen mussten schnell nachlegen. Was sich für Viele auf den ersten Blick als Unheil darstellte, erwies sich im Nachgang als Segen. Unternehmen haben die hilfreichen Online-Tools zu schätzen gelernt, mit denen sie gemeinsam an einem Strang ziehen. Auf dem Weg in eine wirkliche Teamarbeit ist ein großer Schritt nach vorn gemacht worden.
Einzelarbeit schafft Frust
Altmodische Unternehmen arbeiten gerne folgendermaßen: Man nehme verlässliche Mitarbeiter und verspreche ihnen einen sicheren sowie immer ähnlichen Arbeitsplatz, setze sie in Einzelbüros, betraue sie mit spezialisierten Einzelaufgaben und hebe den einen oder anderen lobend oder durch Beförderung hervor, wenn er sich gut macht. So sieht das Gegenkonzept zur Teamarbeit aus. Kochst Du in Deinem eigenen Unternehmen diese Suppe, haben Deine Leute ihre Arbeit schnell satt. Diese Haltung bringt Konkurrenzdenken, Frust und Vereinsamung hervor. Wer nur für einzelne Schrauben verantwortlich ist und seine Arbeit nie mit anderen teilt, fühlt sich für den großen Motor, an dem gebaut wird, nicht verantwortlich. Das Ergebnis ist ‚Dienst nach Vorschrift‘.
Dein Erfolg ist die Summe von Begabungen
Teamarbeit bringt Deine Projekte voran. Schließt man eine Gruppe von Mitarbeitern zu einem ‚Think-Tank‘ zusammen, entstehen meistens produktionsfördernde Synergien. Die einzelnen Begabungen wachsen zu einer Gesamt-Intelligenz zusammen, die alle Aspekte eines Problems erfasst. Der gemeinsame Denkprozess hilft allen Teilnehmern aus einer Fülle von Lösungsansätzen zu entscheiden und so die beste Strategie für ein erfolgreiches Handeln zu definieren. Die Teamarbeit gibt allen Beteiligten das Gefühl, gleichberechtigt an der gemeinsamen Sache zu arbeiten, für deren Gelingen das Team, nicht der einzelne Mitarbeiter verantwortlich ist. Zusätzlich erhält jedes Teammitglied Rückmeldung zu seinen Beiträgen. Es wird gelobt, bestätigt und manchmal auch freundlich korrigiert, wenn ein anderes Teammitglied mit einem Teilaspekt besser vertraut ist. Teamarbeit ist ein ständiger Lern- und Selbstbestätigungsprozess. Dieser Prozess wirkt hochgradig motivierend.
Voraussetzungen für Teamarbeit
Die Benefits der Teamarbeit fallen nicht vom Himmel. Als Gründer und Unternehmer hast Du selbst in der Hand, die Vorteile von Teamarbeit zu ernten, indem Du die richtigen Voraussetzungen säst. Das gelingt Dir durch räumliche, strukturelle und technische Maßnahmen. Schaffe eine Bürolandschaft, die zur Zusammenarbeit einlädt. Dabei setzt Du am besten auf Flexibilität, denn es braucht auch den ruhigen Einzelarbeitsplatz, um Ideen und Teilbeiträge zu überdenken oder konzentrierte Telefongespräche zu führen. Flache Hierarchien sind eine Grundbedingung für gute Teamarbeit. Du bist als Unternehmer selbst Teil des Teams. Bleibt noch die technische Seite des Ganzen. Spätestens seit 2020 ist halb Deutschland ins Homeoffice gewandert. Daher sind Tools für die Teamarbeit unerlässlich. Der Erfolg von Zusammenarbeit steht und fällt mit diesen nützlichen digitalen Kommunikationsunterstützungen.
Team-Tools beschleunigen die Kreativität
Lange war die E-Mail digitales Verständigungsmittel Nr. 1 im Unternehmen. Wer heute allein auf mailen setzt, ist wie einer, der im Zeitalter von Multi-Room-HiFi-Anlagen Transistorradio hört. Die modernen Teamarbeit-Tools ermöglichen es Dir, die Kommunikation auf eine Gruppe relevanter Projektteilnehmer zu beschränken. Die Datenspeicherung in einer Cloud sichert jederzeit den Überblick über alle Dokumente. Alle Beteiligten sind immer auf dem neusten Stand und können sich jederzeit ins Geschehen einbringen. Es müssen keine Versionen eines Dokuments hin und her gemailt werden und die Sabotage des Projekts durch den zerstreuten Mitarbeiter, der seine Dokumente versehentlich löscht oder seinen USB-Stick verlegt hat, gehört der Vergangenheit an. Die schnellen und spontanen Reaktionszeiten aller Teammitglieder von überall her sparen Zeit und bringen den produktiven Flow voran.
Vier wichtige Tools für erfolgreiche Teamarbeit
Inzwischen gibt es unzählige Softwaresysteme für die Organisation von Zusammenarbeit. Hier vier der beliebtesten.
monday
Die Software des gleichnamigen US-Unternehmens monday hat sich international als eines der beliebtesten Tools für die Remote-Teamarbeit bewährt. Über 125.000 Teams weltweit arbeiten mit diesem Projektmanagement-Programm. Mit monday kannst Du auch die größten Projekte ganz einfach in Einzelaufgaben, sogenannte ‚pulses‘, aufteilen und in Gruppen zusammenfassen. Unterstützt wird die Arbeit durch eine Zeiterfassungsfunktion, die Auskunft darüber gibt, wer an welcher Teilaufgabe wie lange arbeitet und welche Priorität sein Beitrag hat.
Als Taskmanager profitierst Du von Automatisierungsmöglichkeiten (‚automations‘). Es lässt sich beispielsweise eine Deadline festlegen, die beim Näherrücken einen Hinweis auf das Smartphone des Teammitglieds schickt. Ein großer Vorteil von monday ist die leichte Verständlichkeit der Software und die Individualisierbarkeit der einzelnen Boards. Neulingen in Deinem Unternehmen gelingt der Einstieg auch ohne großes Training schnell, denn die Plattform ist gut strukturiert und selbsterklärend. Geschätzt wird an monday auch die Flexibilität, mit der sich die Werkzeuge an die Bedürfnisse des Projekts anpassen lassen. Es gibt auch eine leicht bedienbare Smartphone-Version. Das macht die Teamarbeit noch ortsungebundener.
Asana
Asana ist einer der Platzhirsche unter den Tools für Projektmanagement und Teamarbeit. Über einen Test-Account kannst Du es unverbindlich und gratis ausprobieren. Die Software bietet Dir und Deinen Mitarbeitern einen barrierefreien Einstieg. Alle Funktionen sind aufs Wesentliche reduziert und greifen störungsfrei ineinander. Besonders im Fokus dieses Teamarbeit-Tools steht das aufgeräumte Dashboard. Hier organisierst Du die Tasks in unterschiedlichen Zeilen, ordnest sie den Teammitgliedern zu und versiehst sie mit Deadlines. Eine Zeitleiste visualisiert die einzelnen Arbeitsfortschritte und deren Ineinandergreifen. Ein klassischer Kalender organisiert via Drag & Drop Termine. Über das Formulartool erstellen Du und Deine Teammitglieder Vorlagen und Briefings, um sie mit dem Projekt zu verknüpfen. Das Diskussionsforum von Asana dient wie ein Forum dem Austausch in der Teamarbeit.
Trello
Mit Trello organisieren Teams ihre Workflows. In Sekundenschnelle startet dieses Teamarbeit-Tool ein übersichtliches Board, das Zeitleisten für Projektabläufe, Tabellen, Kalender, Statistiken und vieles mehr enthält. In den Trello-Karten bringst Du Gesprächsnotizen, Fälligkeitsdaten, Checklisten, Erinnerungen, Dateianhänge und viele andere nützliche Organisationshelfer unter. Die sinnvolle Funktion Trello Butler automatisiert Routineaufgaben wie das Verschieben von Listen und das Erstellen benutzerdefinierter Schaltflächen. Trello Butler zeigt aktuelle Termine an und unterstützt bei der Planung von Arbeitsverteilungen im Team. Trello überzeugt als Tool für die Remote-Teamarbeit durch einfache Bedienbarkeit auch für Mitarbeiter mit niederschwelligem technischen Background. Für seine Nutzung braucht es lediglich Internetzugang und ein internetfähiges Gerät.
Slack
Slack ist ein wunderbar übersichtliches und einfach bedienbares Kommunikationstool für die Teamarbeit. Mit Slack bringt Du alle Projektmitglieder jederzeit und von überall an einem Ort zusammen. Alle projektrelevanten Diskussionen, ganz gleich welcher Größenordnung, lassen sich mit Slack in einem einheitlichen Aktivitäten-Stream bündeln. Das Kommunikationstool integriert zahlreiche relevante Apps für die gelungene Teamarbeit (beispielsweise Trello oder Google Drive). Mit den ‚Channels‘ von Slack legst Du Themenbereiche fest, die Übersicht und Struktur in Deine Projektumsetzung bringen. Gleichzeitig ist jeder Channel ein Diskussionsforum, auf dem jedes Teammitglied Ideen, Links, Neuigkeiten und Updates posten kann. Auf jedem Channel sind nur die Mitarbeiter unterwegs, die wirklich an dem Projekt beteiligt sind. Fügst Du ein @ hinzu, kannst Du einzelne Beteiligte direkt ansprechen. Dokumente lassen sich in Slack einfach per Drag & Drop austauschen. Sollten Nachrichten aus dem Kommunikationsverlauf verloren gegangen sein, kannst Du sie per Schlüsselbegriff im Nachrichten-Archiv von Slack wiederfinden.
Fazit
Teamarbeit ist der Weg zum Projekterfolg. Im Zeitalter von Homeoffice, Open Space Büros und Outsourcing sind Tools für Kommunikation und Projektmanagement unverzichtbar geworden. Sie sind Treffpunkt, Austauschplattform und Organisationsmittel in einem. Sie stärken nicht nur die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, sondern bieten Dir auch die Möglichkeit, Aufgaben extern zu vergeben und trotzdem den Überblick zu behalten. Wenn Du gerade auf der Suche nach einem Spezialisten für Dein Unternehmen bist, schau doch gern mal hier vorbei.
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